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業務改善

新規事業立ち上げ後に属人化した業務の業務改善/BPRの推進

株式会社エイチ・アイ・エス 様 旅行事業、ホテル事業、航空事業、テーマパーク事業

背景・課題

HISの中で新しい事業を立ち上げ推進していく中で業務量が増加。さらに業務が属人化している状況も踏まえ、業務整理の必要性が高まっていた。

ProSharingの導入結果

プロシェアリングの活用により、業務改善のロードマップの策定やメンバーへのヒアリングによる業務の可視化、業務変革プロジェクトが大きく動き出した。

背景・課題

新規事業が立ち上がったあとにスケールさせていく中で、年々業務量が増加していた。人事にアルバイト人員採用の要望を出したものの、役員から人員を増やす前にこのタイミングで業務改善を検討すべきという示唆をもらう。

事実、約50名いるメンバーのうち、仕入れから契約、販売するまでの業務プロセスを掌握しているメンバーは限られており、属人化の一途を辿っていた。そのため、事業の全体像を説明することが難しかったり、業務のナレッジ共有が乏しかったりと、「人は足りていないけど増えたとしても指示できる人も足りない」という状態だった。

ソリューション

Phase0
【無料】課題/解決策ご提案
Phase1
現状把握・課題定義
Phase2
業務フローの可視化
Phase3
システム導入体制構築
Phase4
新規業務/システムのオンボーディング
プロシェアリング
コンサルタント
(サーキュレーション)
  • ・「属人化した業務を標準化する業務改善/BPR」というソリューションを提案
Phase1以降は伴走
プロ人材
  • ・責任者からのインタビュー
  • ・現場社員インタビュー
  • ・課題の整理
  • ・全体プロセスに紐づけて業務を詳細に可視化
  • ・解決の優先順位付け
  • ・プロジェクトリーダーアサイン
  • ・Excel以外のシステム導入の検討
  • ・新業務のマニュアル作成
  • ・システムの使い方をレクチャー
  • ・プロジェクト進捗確認

SCROLL RIGHT

導入成果

アルバイト採用という力技ではなく、プロシェアリングの活用により「整理できずに属人化していた業務の業務改善/BPR」に着手。業務改善プロジェクトの成果がすぐに可視化された。

  1. 属人化していた業務の課題が可視化された
  2. 分割されていたプロセスのそれぞれの担当者が別のプロセスの担当者の業務を知らないが故に起きていたコミュニケーション上のストレスが解消された
  3. Excelを使って数時間掛けて行っている業務の改善の糸口が見えた

課題解決後の展開について

まず今業務改善してもらっている事業の業務マニュアルを作成し海外支店含めて横展開したいと考えています。人による知識のばらつきをなくし、「知っている人だけができて、知らない人ができない」ということをなくしたいです。また、事業グループ内のやりとりコストを軽減したいと考えています。たとえば、この案件を誰に持っていくのか判断するにしても、曖昧なものが多いため、決められずに案件が行ったり来たりしてしまうので、3分で解決するような話をスタッフ同士でずっとキャッチボールしている……ということも。

そのためには、Kさんとサーキュレーションの中村さんの存在が不可欠ですので、これからも伴走者として協力していただきたいです。

左:株式会社エイチ・アイ・エス VACATION事業グループ グループリーダー 桜井亮太 氏 
右:プロシェアリングコンサルタント 中村春香

Professionalプロフェッショナル人材

M.K氏(30代男性)

コンサルティングファームを経て、現在は、スタートアップ企業の副社長としてAI事業等を運営。

ProSharing Consultantプロシェアリング コンサルタント

中村 春香

大手人材企業でトップセールス、IT系ベンチャー企業で新規事業立ち上げに従事した後サーキュレーションに参画。HISの業務改善やエプソン子会社の組織開発など、4年間で100社以上の課題解決に貢献。現在は、首都圏のすべてのサービス業界を担当するセクションの責任者として、生産性向上や育成など全社プロジェクトも担当。